Privacystatement Loopgroep Zaanstreek
mei 2018
Loopgroep Zaanstreek verwerkt persoonsgegevens. In dit privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Loopgroep Zaanstreek
Loopgroep Zaanstreek streeft ernaar te voldoen aan de geldende wetgeving ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een individu herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Wanneer anderen die persoonsgegevens in bezit hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.
Persoonsgegevens verdienen bescherming
Het beschermen van ieders privacy is een onderwerp waar de laatste jaren in toenemende mate aandacht voor is. In het digitale tijdperk, waarin het uitwisselen van informatie op grote schaal een peulenschil is geworden, is het goed om alert te zijn op misbruik van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een vereniging als Loopgroep Zaanstreek.
Met ingang van 25 mei 2018 is een nieuwe wet van kracht: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is Europese wetgeving die de in 2001 ingevoerde Wet bescherming persoonsgegevens vervangt. In dit privacystatement geven wij aan hoe Loopgroep Zaanstreek voldoet aan de wetgeving.
Van wie verwerkt Loopgroep Zaanstreek persoonsgegevens?
Loopgroep Zaanstreek verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
- Leden en vrijwilligers van Loopgroep Zaanstreek;
- Mensen die interesse tonen in het lidmaatschap van onze vereniging of die in het verleden lid zijn geweest;
- Mensen die als niet-lid deel hebben genomen aan door Loopgroep Zaanstreek georganiseerde activiteiten en/of acties;
- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.
Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Loopgroep Zaanstreek verwerkt persoonsgegevens in een ledenadministratiesysteem. Dit ledenadministratiesysteem wordt beheert door de Atletiekunie.
Waarvoor verwerkt Loopgroep Zaanstreek persoonsgegevens?
Om lid te kunnen worden van Loopgroep Zaanstreek, aan de slag te gaan als vrijwilliger, of om een andere relatie met ons te gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen wij de communicatie op de passende wijze verzorgen en zorg dragen voor de juiste informatie.
Leden, vrijwilligers en relaties willen we zo goed mogelijk van dienst zijn. Naam en adresgegevens gebruiken we bijvoorbeeld om contact te onderhouden en informatie te verschaffen over aan het lidmaatschap en abonnement gerelateerde zaken zoals het toesturen van (afdelings-)nieuws, uitnodigingen voor activiteiten etc. Bij vragen aan bijvoorbeeld de ledenservice, verwerken wij persoonsgegevens om onze leden en relaties zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Mailadressen gebruiken wij voor het toesturen van digitale informatie, zoals nieuwsbrieven.
Van elk nieuw lid wordt een foto gemaakt. De foto wordt gepubliceerd op een deel van de website. Dit deel is slechts toegankelijk voor de leden door het gebruik van een paswoord. Dit paswoord wordt elke 3 maanden gewijzigd.
Foto’s en filmpjes welke tijdens trainingen worden gemaakt kunnen worden gepubliceerd op facebook. De bedoeling hiervan is om de saamhorigheid tussen de lopers te bevorderen en bij derden interesse te wekken om zich bij de loopgroep Zaanstreek aan te sluiten.
Verwerkt Loopgroep Zaanstreek bijzondere persoonsgegevens?
Nee, Loopgroep Zaanstreek verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze vereniging: lidmaatschap en de deelname aan activiteiten. Loopgroep Zaanstreek draagt er zorg voor dat iedereen die persoonsgegevens verwerkt zich daarvan bewust is en daar naar handelt.
Bij de intakeformulieren vragen wij naar enkele medische gegevens. Dit gebruiken wij slechts om de betreffende loper goed te kunnen begeleiden. Deze gegevens zijn alleen bij de hoofdtrainers bekend.
Hoe gaat Loopgroep Zaanstreek met persoonsgegevens om?
Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen de vereniging of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij zijn ons ervan bewust dat deze gegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan.
Wie kan er bij persoonsgegevens?
Degene die belast is met de ledenadministratie kan de lidmaatschapsgegevens inzien en ook wijzigingen aanbrengen. De ledenadministratie kan ook worden ingezien door de voorzitter en secretaris. Ook medewerkers van de Atletiekunie kunnen gegevens inzien als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun takenpakket.
Uitwisselen van persoonsgegevens met externe partijen
Loopgroep Zaanstreek wisselt geen persoonsgegevens uit met externe partijen, tenzij er een gerechtvaardigd doel daarmee gediend wordt en met deze partij een verwerkersovereenkomst is overeengekomen (bijvoorbeeld voor de ledenadministratie of het hosten van de website).
Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan het lidmaatschap worden in beperkte vorm na beëindiging van het lidmaatschap bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen te kunnen genereren. Voor het bewaren van deze gegevens gelden wettelijk bepaalde voorschriften.
Kan ik zien welke gegevens Loopgroep Zaanstreek van mij verwerkt?
Elk lid heeft recht op inzage in de lidmaatschapsgegevens die Loopgroep Zaanstreek verwerkt. Neem daarvoor contact op met de ledenadministratie van Loopgroep Zaanstreek. Indien gewenst kunt u ook verzoeken om de geregistreerde gegevens te wijzigen of te verwijderen.
Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Loopgroep Zaanstreek kunt u terecht bij de voorzitter van Loopgroep Zaanstreek.
Wijzigingen privacybeleid
Loopgroep Zaanstreek streeft naar een zo actueel mogelijk privacybeleid en behoudt zich daarom het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacystatement. Op de website van Loopgroep Zaanstreek is altijd het meest recente statement beschikbaar.
